Collega WhatsApp Business
Come attivare il numero WhatsApp del tuo locale su Smartables: dalla documentazione all'invio del primo messaggio automatico.
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Come funziona l'attivazione
Per inviare messaggi WhatsApp ai tuoi clienti in modo automatico, Smartables ha bisogno di un numero di telefono WhatsApp Business dedicato al tuo locale. Questo numero è separato dal tuo numero personale e da quello su cui ricevi le chiamate dei clienti — è un numero gestito interamente da Smartables, configurato con il nome e il logo del tuo ristorante.
Il processo di attivazione richiede alcuni passaggi burocratici obbligatori (richiesti da Meta e dagli operatori telefonici italiani) che Smartables gestisce per te. Il tuo compito è solo caricare i documenti richiesti e attivare la deviazione di chiamata sul tuo telefono. Il resto è automatico.
Ecco i passaggi in sintesi:
- Step 1: Carichi i documenti del tuo locale nella sezione Compliance
- Step 2: Il team Smartables verifica i documenti e li invia all'operatore telefonico
- Step 3: L'operatore approva e Smartables acquista automaticamente un numero locale italiano per il tuo locale
- Step 4: Smartables attiva il numero su WhatsApp Business con una verifica automatica via chiamata vocale
- Step 5: Configuri il nome, la descrizione e la foto profilo WhatsApp del tuo locale
- Step 6: Attivi la deviazione di chiamata sul tuo telefono e testi che tutto funzioni
Nota
L'attivazione richiede in media 1-2 giorni lavorativi, principalmente per i tempi di approvazione dei documenti da parte dell'operatore telefonico. Una volta approvati, gli step successivi sono automatici e si completano in pochi minuti.
Carica i documenti richiesti
Il primo step è caricare la documentazione del tuo locale nella sezione WhatsApp & AI → Compliance. I documenti servono a verificare che il tuo locale esista e che tu sia autorizzato a usare un numero telefonico italiano intestato ad esso.
Lista documenti richiesti:
- Documento d'identità del titolare (carta d'identità o passaporto in corso di validità)
- Visura camerale del locale o P.IVA (anche in formato PDF da Agenzia delle Entrate)
- Prova dell'indirizzo del locale (es. utenza intestata, contratto di locazione, o estratto conto)
Steps:
- Vai su WhatsApp & AI → Compliance
- Carica i documenti richiesti nelle apposite sezioni
- Clicca Invia per revisione
Riceverai una notifica (via email) quando i documenti saranno stati revisionati dal team Smartables e inviati all'operatore telefonico.
Attenzione
I documenti devono essere leggibili e non scaduti. Documenti sfocati, tagliati o con dati illeggibili vengono rifiutati e rallentano l'attivazione. Scansiona o fotografa i documenti in buona luce prima di caricarli.
Consiglio
Se gestisci più sedi, dovrai caricare i documenti separatamente per ogni sede che vuoi attivare su WhatsApp. Ogni sede ha il proprio numero dedicato.
Attendi l'approvazione
Una volta inviati i documenti, il processo procede in automatico:
Steps:
- Il team Smartables esamina i documenti e li sottomette all'operatore telefonico (Telnyx)
- L'operatore verifica che i documenti soddisfino i requisiti normativi italiani per l'uso di numeri VoIP locali
- Quando l'approvazione arriva, Smartables acquista automaticamente un numero di telefono locale italiano per il tuo locale (stesso prefisso della tua città)
- Ricevi una notifica che l'approvazione è avvenuta e che puoi procedere con l'attivazione WhatsApp
Nota
Durante questa fase non devi fare nulla. Puoi continuare a usare le altre funzioni della dashboard (prenotazioni manuali, menù, CRM) mentre aspetti l'approvazione.
Attenzione
Se i documenti vengono rifiutati, riceverai una notifica con il motivo. Nella maggior parte dei casi si tratta di un documento mancante o illeggibile. Carica i documenti corretti e il processo riparte da capo.
Attivazione WhatsApp automatica
Quando l'operatore approva i documenti, Smartables avvia automaticamente l'attivazione del numero su WhatsApp Business. Questo processo è completamente automatico e non richiede intervento da parte tua.
Ecco cosa succede dietro le quinte, spiegato in modo semplice:
- Smartables registra il nuovo numero su WhatsApp Business tramite le API di Meta
- Meta, per verificare che il numero sia reale, effettua una chiamata vocale al numero appena attivato e detta un codice di verifica
- Smartables risponde alla chiamata automaticamente, trascrive il codice vocale con intelligenza artificiale (Whisper di OpenAI) e lo inserisce nelle API Meta per completare la verifica
- Il numero viene verificato e attivato su WhatsApp Business
Nota
Non devi rispondere a nessuna chiamata né inserire nessun codice manualmente. L'intero processo di verifica è automatizzato. Riceverai una notifica nella dashboard quando il numero sarà attivo su WhatsApp.
Configura il profilo WhatsApp del locale
Una volta attivato il numero, puoi configurare il profilo WhatsApp Business del tuo locale. Questo è quello che i clienti vedono quando ricevono un messaggio da te su WhatsApp.
Steps:
- Vai su WhatsApp & AI → Impostazioni WhatsApp
- Inserisci il nome visualizzato del locale (es. "Ristorante Da Mario") — questo apparirà come mittente nei messaggi WhatsApp
- Aggiungi una descrizione breve del locale (es. "Cucina italiana tradizionale · Milano · Prenotazioni WhatsApp")
- Carica la foto profilo — usa il logo del ristorante o una foto della sala in buona qualità
- Clicca Salva
Consiglio
Un profilo WhatsApp curato — con nome corretto, foto professionale e descrizione chiara — aumenta la fiducia del cliente quando riceve il messaggio di prenotazione. Evita foto sfocate o nomi generici.
Attenzione
Il nome visualizzato su WhatsApp Business è soggetto ad approvazione da parte di Meta. Usa il nome reale del tuo locale, senza simboli o caratteri speciali, per evitare rifiuti.
Attiva la deviazione di chiamata e testa il sistema
L'ultimo step è attivare la deviazione di chiamata sul tuo telefono fisso o cellulare. La deviazione reindirizza le chiamate senza risposta verso il numero Telnyx di Smartables, che le intercetta e avvia il flusso WhatsApp automatico.
Come attivare la deviazione (telefono fisso):
Digita questo codice dal telefono del locale (codice MMI standard):
- Deviazione su non risposta:
**61*[numero Smartables]#— la chiamata viene deviata se non rispondi entro 15–20 secondi - Deviazione su occupato:
**67*[numero Smartables]#— la chiamata viene deviata se stai già parlando
Il numero Smartables da inserire lo trovi in WhatsApp & AI → Impostazioni WhatsApp → Numero di deviazione.
Come attivare la deviazione (smartphone iOS/Android):
Vai su Impostazioni → Telefono → Deviazione chiamate e inserisci il numero Smartables per le chiamate senza risposta e le chiamate quando occupato.
Consiglio
Attiva sia la deviazione su non risposta che su occupato: in questo modo Smartables intercetta le chiamate sia quando sei impegnato con un altro cliente sia quando non riesci a rispondere durante il servizio.
Come testare che tutto funzioni:
- Con un secondo telefono (o fai chiamare qualcuno), chiama il numero del tuo locale
- Non rispondere — aspetta che scatti la deviazione
- Entro pochi secondi, il telefono da cui hai chiamato dovrebbe ricevere un messaggio WhatsApp con il bottone "Prenota ora"
- Se il messaggio arriva: tutto funziona correttamente 🎉
- Se il messaggio non arriva entro 1 minuto: controlla che la deviazione sia attiva e che il numero inserito sia corretto
Attenzione
La regola anti-spam di Smartables impedisce di inviare più di un messaggio WhatsApp allo stesso numero nelle ultime 24 ore. Se fai più test con lo stesso numero, il secondo messaggio non verrà inviato. Usa un numero diverso per ogni test.