I dati dei tuoi clienti e il GDPR
Come Smartables tratta i dati dei clienti del tuo locale e cosa devi sapere come titolare del trattamento.
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Chi è il titolare del trattamento
Quando un cliente del tuo ristorante prenota tramite Smartables: via WhatsApp, form pubblico o manualmente, i suoi dati (nome, numero di telefono, storico prenotazioni) vengono raccolti e salvati nel CRM di Smartables.
Dal punto di vista del GDPR:
- Tu (il ristoratore) sei il Titolare del Trattamento dei dati dei tuoi clienti
- Smartables è il Responsabile del Trattamento: tratta i dati per conto tuo, seguendo le tue istruzioni e le finalità del servizio
Questo significa che hai la responsabilità di informare i tuoi clienti che i loro dati vengono trattati, e per quali finalità.
Nota
Il rapporto tra te e Smartables come Responsabile del Trattamento è regolato dal Data Processing Agreement (DPA) incluso nei Termini di Servizio. Per consultarlo, vai su smartables.it/terms.
Cosa raccoglie Smartables sui tuoi clienti
Dati raccolti per ogni cliente
- Numero di telefono: raccolto al momento della prima prenotazione (da qualsiasi canale). È l'identificatore principale del cliente nel CRM.
- Nome: inserito dal cliente nel WhatsApp Flow o da te nella prenotazione manuale
- Storico prenotazioni: tutte le prenotazioni passate e future, con data, coperti, canale e stato
- Messaggi WhatsApp: log di tutte le conversazioni con il bot e con lo staff
- Tag e note private: assegnati da te e dal tuo staff (es. VIP, Allergico, note speciali)
Importante
Non inserire nelle note private del CRM informazioni sensibili che vanno oltre la normale gestione del rapporto ristorante-cliente (es. informazioni sanitarie dettagliate, dati finanziari del cliente). Le note sono uno strumento operativo per il servizio, non un archivio personale.
Diritti degli interessati
I tuoi clienti hanno diritto (ai sensi del GDPR) a richiedere:
- Accesso ai propri dati (sapere cosa hai raccolto su di loro)
- Rettifica di dati errati
- Cancellazione ("diritto all'oblio")
- Portabilità dei dati in formato leggibile
Come gestire queste richieste in Smartables:
- Vai su CRM → Clienti e cerca il cliente per numero di telefono o nome
- Per una richiesta di accesso: mostra al cliente le informazioni presenti nella sua scheda
- Per una richiesta di rettifica: modifica le note o il nome nella scheda cliente
- Per una richiesta di cancellazione: contatta il supporto Smartables indicando il numero di telefono del cliente. Il team provvede alla cancellazione completa dal database.
Nota
La cancellazione di un cliente dal CRM è un'operazione irreversibile che rimuove anche lo storico prenotazioni associato. Può essere eseguita solo dal team Smartables su richiesta del titolare dell'account, per garantire la tracciabilità dell'operazione.